Unter Buchhaltung versteht man den Prozess der Erfassung, Klassifizierung und Zusammenfassung der Finanztransaktionen eines Unternehmens. Dabei werden sämtliche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungen des Unternehmens erfasst, typischerweise mit einer Buchhaltungssoftware. Dazu gehört auch die Erstellung von Berichten, die die Finanzlage des Unternehmens in einem Format darstellen, das für Außenstehende leicht verständlich ist. Professionelle Buchhalter befolgen bei der Erstellung dieser Berichte eine Reihe von Standards, die als allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze bekannt sind. Die Buchhaltung ist für ein Unternehmen von wesentlicher Bedeutung, da sie Einblicke in die Rentabilität des Unternehmens bietet, die für strategische Wachstumsentscheidungen von entscheidender Bedeutung sind.
Es gibt verschiedene Arten der Buchhaltung, darunter die Betriebsbuchhaltung und die Kostenrechnung. Die betriebswirtschaftliche Buchhaltung hilft Managementteams dabei, Geschäftsentscheidungen zu treffen, beispielsweise darüber, wie viel für Produkte berechnet werden soll. Es hilft Unternehmen auch dabei, den Lagerbestand zu verfolgen und die Leistung zu analysieren. Die Kostenrechnung ermittelt anhand von Daten, wie viel jedes Produkt kostet, was Managern dann dabei helfen kann, die Produktions- oder Vertriebskosten zu senken. Professionelle Buchhalter erstellen Berichte für eine Vielzahl von Zwecken, darunter die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Steuererklärungen und die Gewinnung von Investoren.
Die Erstellung einer genauen Aufzeichnung Ihrer Geschäftstransaktionen ist der erste Schritt in der Buchhaltung. Dies kann durch die Identifizierung jeder Transaktion, die Ihr Unternehmen durchführt, erreicht werden, was mit modernen POS-Systemen und Buchhaltungssoftwareprogrammen problemlos möglich ist. Sobald Sie eine vollständige Liste aller Transaktionen haben, ist es an der Zeit, diese in Ihrem Hauptbuch zu buchen. Dies kann entweder mit der Methode der einfachen oder der doppelten Eingabe erfolgen. Jeder Eintrag sollte drei Komponenten enthalten: Woher kommt das Geld, wohin geht es und wie viel ist es wert. Anschließend müssen Sie am Ende jedes Berichtszeitraums einen unbereinigten Probesaldo erstellen, der vierteljährlich, monatlich oder auf einer anderen vorher festgelegten Basis erfolgen kann.
Mithilfe der resultierenden Daten können Sie die Ergebnisse jeder Abrechnungsperiode mit denen früherer Perioden vergleichen, was ein wichtiger Bestandteil der Analyse in der Buchhaltung ist. Darüber hinaus erhalten Sie Einblicke in die Rentabilität Ihres Unternehmens, z. B. welche Produkte sich am besten verkaufen und welche Gemeinkosten den Gewinn bremsen.
Ein weiterer Vorteil eines umfassenden Rechnungslegungssystems besteht darin, dass es Ihnen hilft, die Vorschriften der Aufsichtsbehörden einzuhalten und sicherzustellen, dass Ihnen keine erheblichen Strafen für ungenaue Berichterstattung auferlegt werden. Die Nichteinhaltung der Buchhaltungsverfahren könnte Ihrem Markenimage schaden und zu entgangenen Umsatzchancen führen.
Die Grundprinzipien der Buchhaltung sind unkompliziert, z. B. die Belastung der Eingänge und die Gutschrift der Ausgänge. Dem italienischen Mathematiker und Franziskanermönch Luca Bartolomes Pacioli wird allgemein die Einführung der doppelten Buchführung im Jahr 1494 zugeschrieben. Dieses System ist heute die Grundlage der meisten modernen Buchhaltungspraktiken. Allerdings sind die Rechnungslegungsregeln komplexer als nur die Erfassung der Ein- und Ausgänge. Sie basieren auf einem Verständnis der wirtschaftlichen Realitäten, in denen ein Unternehmen tätig ist, beispielsweise der Tatsache, dass Geld und Waren nicht immer gleichzeitig den Besitzer wechseln. In der Buchhaltung wird dies als Accrual-Methode bezeichnet.